生涯规划认证班 12/09 - 12/11北京立即报名
4000412500工作日 9:30-18:30
菜单logo
电话咨询
课程与服务文章测评活动
生涯规划认证班生涯咨询实战班企业生涯版权课实战班近期课程安排一对一专业咨询「选对」职业发展平台
首页 / 最新文章 / 读完工作效率翻三倍,从此以后不加班

读完工作效率翻三倍,从此以后不加班

高地清风
高地清风  2015/11/16
阅读8930

如果你是喜欢加班的创业老板,或是自愿屈从老板胁迫的员工,或是周期性临时任务加班人员(比如电商双十一加班),请点右上角关闭本页。此文专治白天拖着不干活或者不知道在忙些什么,到了晚上加班加点到痛苦不堪的拖延症加班患者。

你为什么加班?时间都去哪儿了?

加班说白了就是你的工作任务在八小时内没完成,需要加时赛。那问题不是出在任务上就是在你身上,我们来一一分析:

1.第一个问题就是低估了工作量

活没干完最常见的现象是低估了任务量,活越干越多。而究其原因无外乎两种情况:

收到的任务没记录

就是因为没有记录所有要做的事情,导致任务有遗漏和忽略,甚至遗忘,等到下班或他人问起才突然想起来。没办法只有加班。如果你频繁出现这种状况,可能这份工作就有点危险了。

复杂的任务没拆分

首先,大脑对于复杂的任务会有认知负荷,就会天然的逃避拖延。其次,复杂任务如果不拆分,最后很难准确估计时间。做的时候你会发现完成复杂任务需要四步,每一步又需要两三个环节,可能还得对接三五个人,简直是个深坑。这就是一种典型的“任务膨胀”现象。这个坑很深,大家一定要避免。

计划外紧急任务

更多的情况是你不找事情但事情来找你,本来我这个计划好好的,正准备进入“工作霸王”模式,但是突然老板说:“你来干点这个活儿”,你的同事说:“这个该怎么办啊?”使得你原先那种满满的斗志一下子就像气球放了气一样,你看着密密麻麻的那张计划表,你知道,好,今天我不可能做完了。(当然,你可以拒绝,具体方法参考昂sir文章,传送门在此。)

2.第二个原因是低估任务耗费时间

有个定律叫做候世达定律: “做事所花费的时间永远永远永远比你预计的时间要长很多,即使已经考虑了候世达定律本身。”

为什么?因为你除了要考虑前面的任务膨胀还得考虑你完成任务的用时。悲剧的是,绝大部分时候,我们总是高估自己的:

高估自己能力

这种情况是一方面对任务缺乏了解又对自己盲目自信造成的。以为自己很快能搞定,做起来发现hold不住,需要很多时间。还有就是把所有的任务都安排在同一天,但人不是机器,不能长时间保持高效状态。

低估意外干扰

计划外任务也是干扰,但还算任务。最可怕的是无意义的干扰,有数据显示,进入深度编程状态后的程序员被打断后需要平均要花15分钟才能回到工作状态。如果代码复杂,时间会翻倍。除此之外还有你自己突然冒出来的无关工作的想法造成的内在中断。比如你突然想起还有一个事儿或者灵感,你怕忘了,要拿个本子记下来。这个过程本身也会耗费时间。

未来盲目乐观

有研究证明大脑在考虑未来的时候通常是很乐观的,于是我们特别喜欢“虐待”未来的自己。通常任务来了先是东搞西搞,看今天时间不多了就说:“没事,明天就有空来做了。”拖了几天后开始焦虑恐慌,直到最后那一刻,你终于无处可逃的时候,在死限(deadline)临近时哭着把事情做完。现在流的汗和泪,都是当初脑子进的水。

应对原则和方法对策

应对原则是心法,要真正认可并放在心里。只要遵循照做,就一定会有收货。我们来看任务处理的四项基本原则:

1.记录原则

除了吃喝拉撒的日常琐事,其它都建议随身记录一下。除了避免遗忘以外,记完大脑就会立刻轻松很多。记录是一个非常重要的习惯,能让问题显现。这里推荐一个APP叫 “嘀嗒清单”,记录任务,还设定优先级,很方便。

2.拆分原则

任务拆分做到位就已经在时间管理方面超越80%的人了。拆分是比较费脑子的,但磨刀不误砍柴工,能有效规避任务膨胀,大大提升复杂任务的执行动力和执行效率。如果嫌麻烦而逃避,很可能会事倍功半。而且脑子不用会变傻的,多做拆分还能预防老年痴呆症。

3.时间悲观原则

不要对自己拥有的时间太乐观,我们的时间分为用来完成任务的 “可用时间”和 吃喝拉撒睡、发呆、分心、娱乐等等“不可用时间”。我做过一个调查,每天用于完成任务的时间不到7个小时,这还不包括外部因素的 “占用时间”和内部“中断时间”。自己拆分任务算到最后,真正的自由时间不多。

4.缓冲原则

就是不要把任务量安排满,最多安排三分之二的工作量如果把任务排满,你就没有为机遇、可能性留出空间,肯定会被虐的非常非常惨的,越是新手越是喜欢一天吃个胖子。最重要的不是安排了多少计划,而在于时间的高效利用率。

听完那么多原则感觉整个大脑都不太好了,有没有更简单的方法呢?有一个总的原则,就是把时间当做情人。

没错,就是把时间当成你的男神或者女神,然后充满激情的去追求它。我们来看

推倒时间情人的两个大招

第一条:限制工作时间

限时工作法来自Steve Pavlina,是通过抽样记录时间的使用情况,对有效数据进行分析,限制工作时间提升工作效率的方法。

有人说听起来很像柳比歇夫的时间记录法(详细了解请阅读《奇特的一生》),其实是有不同的。柳比歇夫的时间记录法有三个问题:

首先,频繁重复记录时间这个行为本身的成本很高,很难坚持。

其次,柳比歇夫只有记录没有输出,很难把问题显化出来。因此很难产出改善策略。

第三,柳比歇夫过于传奇,他的成功属于个案,没有重复性。

限时工作法更容易复制,第一步:抽样记录时间获取样本。你不用做大量重复的时间记录,每半年记录一星期就可以了,如果想提升工作效率就记录工作时间做了哪些事情,总之只记录你想改善的部分。

第二步:输出结果。就是让时间看得见。把记录的结果数据分成两类,一类是有效一类是无效,哪些对你工作真正有效的抓住重点的就是有效,哪些偏离重点的不能产生效果的就是无效,然后除以一个比例就可以了。(效率比=有效时间/总的时间)

第三步:通过压缩工作时间来提升效率比。通过输出的数据,你会发现加班这种延长工作时间的选择实在是太愚蠢了。你会把强迫自己努力工作的压力感和拖延工作的焦虑感转向提升工作效率的成就感。当你压缩工作时间后,大脑认识到工作时间很紧迫,你突然间就会变得极有效率。

当Pavlina使用这个办法后把效率比从25%猛增到90%,后期稳定下来也是三倍的增效。

第二条:逆向日程表

这是美国心理学家发明的一种逆向日程记录方式。

往往我们日程表里记录的全是工作、学习任务等等,看到密密麻麻的日程,上班的心情可能比上坟还糟糕。但如果日程表是要去哪玩、约会、娱乐,你会感觉分外期待。工作日早晨困的起不来,而假期出游日天还没亮就兴奋醒了。

逆向日程表就是记录下班时间后的让你充满期待的日程安排。当你发现如果想要玩个痛快就必须几点下班,如果你常委屈自己放弃爱好时间,就把日程换成跟异性的社交活动吧。一旦你决心不加班,你的大脑也会立刻意识到时间的紧迫感,就不会被汪峰或其他热点干扰。效率也会大大提升。

当你谨记四大原则并熟练使用俩项目大招后,久而久之你会形成关注时间性价比的习惯和非特殊情况绝不加班的工作风格,你的工作也一定会有起色。

曾经玩过一个游戏叫做《异域镇魂曲》,我认为它是所有游戏当中最深刻、最伟大的一部。里面有一句话叫做“时间不是你的敌人,永恒才是你的敌人”。所以,缺乏紧迫感才是你的敌人,而时间永远是你最美的情人。

—————————————————————————————————————————————————————————

文章来源:“拖延症咨询师”高地清风老师在「新精英微课堂」的语音分享

文字整理:张优雅、朱燕飞、尹雪华

文字编辑:黄岩溪、王泽阳

——————————

著名生涯规划师古典老师亲授网络课程《成为职场MVP》,随看随学

数十位职场导师全程答疑解惑

帮你找准职业方向,打造核心竞争力

了解课程详情:【点击查看】

相关文章

新精英微课堂
微课堂 | 李笑来:如何像电脑更新系统一样更新自己的思维微课堂 | 李春雨:不懂这些,混不好职场头三年微课堂 | 不知道这些,10000小时也成不了专家读完工作效率翻三倍,从此以后不加班微课堂 | 年薪百万的麦肯锡咨询顾问的思考方式微课堂 | 昂sir支招:“加班狗”四步变从容

课程目录

测评与资料

热门专题

关于新精英

返回顶部返回顶部在线客服在线客服关注微信关注微信