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职场高手常用的10个效率APP

古典
古典/ 新精英创始人、生涯规划师   2015/07/07
阅读13809

总有人来窥探我的电脑和手机,看我是不是用了什么神奇的工具,以至很短时间里做了很多事。

说实话听到这种评论我一般都是脸红,因为自己时间管理其实很差。

真正牛的人,你都没有见过他经常出什么活,做多少事——他在不知道什么角落打磨一件超越功利与时间的器物,某一天突然亮出,惊世骇俗,不亮出来,也让他能以心领之,以神会之,踏踏实实过一生。

笨笨的做好一件事,其实是最好的时间管理工具。

我不属于这种绝世大牛,还是小聪明的用了很多小工具,给大家分享。

1. CLEAR,(IOS MAC)或者 thinking rock

Clear是我最喜欢的一款TO DO LIST 软件。

时间管理其实经历了好几代,从一开始的列清单、然后到运筹并行、然后到ABCD四象限这块,大家开始在“什么是重要的什么是紧急的”这里晕菜。一开始大家认为是价值观不清晰,后来大家越来越明白,在一个多变不可测的世界,你很难判断什么事情是更重要的——比如开着会你看到一个座机电话打来,这极有可能是一个可恶的推销电话,这个绝对不重要。但是也极有可能是某个政府部门(他们从来不用手机啊!!)打来的,你不敢不接。

时间管理法跑了几圈,最后还是回到了GTD的思路,列出所有的清单,然后先迅速处理一遍,删除不必要和无法马上开始的。然后开始快速的做,这样最简单——你别以为时间是最大的资源,其实你的心力才是最大的资源——每天你能集中心力做4个小时的刻意练习,你就大师了


用过无数GTD工具以后(包括OMNIfocus,包括THINKROCK),我终于也意识到,这个玩意越简单越好,最好的形态其实是个记事本。可惜我所有本本都丢,从来没有用完过,好不容易本子没丢,笔又不见了。

从前两年我开始使用CLEAR。这个APP界面极简。增加一个条目直接打字就行,不用点什么加号;删除一个事件也只要手指轻轻一扫。还有不同的主题。

但是这个软件最大最大的好处就是!做完事件删除的时候实在是太爽了!你完成一件事情以后,手指一刷,耳听“科林”一声,手机虎躯一震,一条就拉黑了。等到整个列表做完,往下一拉,全部去球。

我内心的声音一般是,滚粗滚粗滚粗...欧耶!今晚完成!(就如此文完结一样)

2. 番茄钟软件:FOREST

番茄钟就是一个控制你一段时间内不碰手机,安心做事情的APP, 用来训练我这种注意力不集中的小躁狂,效果绝佳。

你搜索下,相关的软件至少十几款,主题思想就是:你先设定一定时间(最少20分钟),软件开始锁屏。你一旦想忍不住手欠打开,就有一个界面各种鼓(KONG)励(HE)你坚持下去。然后你弱弱的放下手机继续工作,效率奇高。

一旦熟悉了,从20分钟到45分钟。如果能够逐渐增加到1小时30分,属于注意力很集中的人了。

我自己比较喜欢FOREST这个APP,因为他可以种不同的树。还因为每次我忍不住玩一下手机的时候,有一颗小树就要死掉——我不忍心,只好继续集中精力。

下次和妹子吃饭前开个番茄钟,约会命中率翻一番。和爸妈聊天,也试试看开一个吧。


3. 思维导图(mindmanager PC MAC)

这个不用介绍了吧,不过脑图有两个应用方式特别棒。

a.开会时候用来做头脑风暴,噼里啪啦说一通,然后用10分钟时间把所有的想法整合到一个结构中间去。

b. 读书笔记

介绍下我自己看书的习惯——我看书常有乱七八糟的想法出现,千万别跳过,写在页边距上。看书的核心是让你脑子里的知识和新知识交融,通过同化而产生全新的知识结构的过程——用KK的话来说,学习是一种涌现。

所以你想到的乱七八糟的东西,才是最重要最需要记录的!!所以有可能,买纸质书,方便记录。同时越是要略读的书,越要用纸质的,因为翻得快。

看完一章,这时无论你思维正乱或正爽,千万不要着急看下一章,否则趁着冲劲读完整本,会有一种:“觉得很有道理但什么都记不住的感受。这时最好是停下来写脑图,同时在脑图记下那些批注。

等全书看完,书就随手送人啦。但是脑图每隔段时间打开看一遍,给人讲一遍,至少管3年。手里有100张脑图,没事打印出来看一看,扇扇风,哗哗都是思想精华。

4. 日历软件

不用解释啦,我用的是苹果的自带日历。PC的大家可以看一款国产的叫做“365日历”。

日历的精华其实是共享。和你的同事、家人共享日历,省去了很多很多麻烦和解释的事情。很多时候我同事一点开我花花绿绿的日历,秒懂了我的日程,神马怨言都木有了。

如果你担心隐私被泄露,好像还有一个选项是别人只能看到你:“很忙”或者“空闲”,他们却不知道你干嘛——你可以很傲娇的写

“PM7:00-9:30 就是不想见人!”


5. IA writer ommwriter

写作软件。这篇文章就是用IA Writer 写的。这个软件在 IPHONE 和 MAC都有,打的是极简——无任何其他多余按钮和界面。我第一次认识他,是有一年去山里写作。旁边一个小说作家竟然用他的IPAD上的这个软件活活写出来15万字的剧本,我当场跪拜。

IA 适合那种看着word界面要吐的人用,而且还永远云同步自动保存。我常写三行诗歌,然后一年后想起第四句,用手机调出来继续写。

OMMWRITER 这个我在另一篇文章《我们为什么要写作》里面提到过。不说了。

我的经验是:写邮件、商务的用IA,写闷骚小说什么的用OMM吧。


6. reeder 或者 RSS阅读器

大家都被微信朋友圈刷爆了吧?不知道还有多少人会用RSS这种东西?

RSS阅读器是一种把博客即时抓取过来的软件,我常用的REEDER是最顺眼的一款,在你喜欢的博客上面往往能找到一个“RSS阅读”的标签,点击能够订阅这个博客——这个博客有什么更新,直接能够抓取过来。

那么,为什么要抓取博客呢?

因为博客,尤其是国外很多博客还在认真更新着,与微博和订阅号相比,他们的思想浓度比较高。

我常用思想浓度的方式来评估一篇文章——一个人写这个东西所需要的时间和你读他所花的时间的比。比如说我写这个文章要用20小时(写花的时间不多,但是反复的对比,寻找的时间可能比这个还长),你用10分钟读完。这个思想浓度就是20*60/10=120。

50以下的文章,比如新闻和段子,只能算是消遣,不能叫阅读。

50-100的算是娱乐性的阅读。

基本上100以上的文章,才算是值得你花时间的文章。

超过200的,值得买书去读了,在网络上面也不容易找到了。

当然有很多的经典值得读了再读,是人一辈子感悟累计出来的,一下子还没法懂,这就太值了。好像5千多字的老子的《道德经》,你能轻松15分钟读完,但是估计思想浓度目测在100万以上。

那么,怎么找那些思想浓度高点的文章呢?其实找到同一博客作者就好。所以即使在我有订阅号、头条号的今天,我还保留着用RSS阅读器读大量博客的习惯。


7. 有道云笔记、印象笔记

这个不解释。

区分是有道的协作做的好多了。印象笔记的标签检索很好用。

所以如果假如你要一群人编书做项目,用有道。如果要自己写本书,做论文资料检索,用印象。

而我出于莫名其妙的恋旧,至今拥有国际版的印象笔记evernote账户。


8. 网易云音乐、豆瓣FM

网易云音乐是我用过的最好的音乐软件,没有之一。比虾米、iTunes都好用。尤喜欢里面齐全的歌单和电台。我经常需要找某个国外歌手、或者某一首歌的奇葩版本,里面居然都有,这让我惊喜——除了周杰伦的,周董版权太贵,他们买不起。

网易云音乐适合定向听,而豆瓣FM属于你不知道想听什么的时候打开,会偶遇很多音乐。

9. 百度云

重要的文档、装机必备和每次回来分享的照片,都有地方放了。

另一种应用是——找几个同道共享个文件夹,每天丢自己看过的好电影音乐和文章进去,每晚回家都有密室探宝的隐秘快感。

10. 纸和笔

每当我真正烦,没有思路的时候。

每当我和同事吵得不可开交、或者咨询毫无思路的时候

我就会拿起纸和笔,随便写和画点什么。

我对自己说,我要一个真实的第一句,或者第一笔。

如果第一句、第一笔是真实的,那么我鼓励自己说:

“下一笔也会”

很多很多的创意和文字,都是这样来的。

等到每个人都在纸上写写画画,大家的思路也就好像清晰了。

纸和笔,

最好是一支蓝色红两色的圆珠笔

或是一捆可以擦掉的彩色铅笔

或就是一支铅笔加一块橡皮

是永远最好最好的效率工具。

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