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毕业入职,我该做些什么?(中)

孙庆欣
孙庆欣/ 新精英高级咨询师  2014/08/19
阅读1377

文/ 孙庆欣 新精英生涯规划师

上一篇《毕业入职,我该做些什么?(上)》(下文简称《入职(上)》)中,我们讲到了如何发送入职邮件、和带领人搞好关系、尽快认识更多的人,主要原则和目标是自我展示和自我品牌建立。今天将继续我们的话题,给出一些稍微深入点的小建议。

希望通过这些实际落地的操作建议帮助到有需要的朋友,我们仍然按照执行时间顺序展开,最后给出这些建议背后隐藏的思维方式:

1.画组织架构图

执行了《入职(上)》的建议后,大家会发现写封邮件和认识带领人都比较容易,但是认识更多的人这里,操作起来却常常像重拳打在棉花上,有力气不知道怎么使。公司人那么多,该先和谁建立关系呢?在《入职(上)》中,我们提到了两种思路应对这个,一是和带领人沟通,从他那里得建议;二是快速进入会议认识任务相关的人。今天笔者在这里介绍一个格局更大的方法,可以一次性解决问题,那就是画组织架构图。

组织架构图可以帮助我们快速的了解所在部门和相关部门的人事关系层级,帮助我们高效锁定关键人物,知晓什么事情该找什么人。利用刚刚入职头些天没什么任务的机会,搞定这个,相信会对你稍后的发展有很大帮助。

信息获取方法:一般大的公司内部都有“人力地图”等成型的人力系统,在上面你可以看到人员的层级架构,这也是大平台的优势。还有一个渠道就是可以从公司内部邮件系统和内部聊天系统入手,这些工具多已经按照部门层级预设了通信录。如果还是获取不到相关信息,说明要么你所去的公司人力服务太烂,要么保密要求很高,要么就是一个几十个人的小公司,这个时候想弄清组织架构图就需要你自己主动找人了解了。笔者个人认为弄清公司的组织架构和层级关系是非常重要的。

2.任务邮件回复要注意质量

入职后,通过一段时间的适应,你已经开始进入项目或者参与任务了,本文最后我们再回来谈一谈邮件吧,这是职场中每日都需要使用的一种沟通工具。也许你会说,这有什么难的,我在学校和朋友们也是经常发邮件啊,不就是说事吗?呵呵,没错,是说事,但是职场中邮件可没有这么简单,它不只是一个传话的工具,里面还可以传递很多的信息,特别是给不认识的人发邮件,见邮件如见人,你的软实力在这里展示无疑,下面先给出几个简要的邮件技巧,供大家参考品味:

a)字体和签名上文已经提及,这里就不再重复了,不过这个很基本也很重要,是给人的第一印象,一定要注意;

b)邮件开头要有称谓+您好,和写信一样,给人的感觉会不太一样,传递的信息是严谨、认真的态度,收件人看到这样的邮件潜意识里会比较舒适,会不自觉的感觉跟你合作比较放心。记得“您好”要换行并空两个格哈,像写信一样;

c)收到任务下发的邮件,看后要尽快发送回复收到的反馈邮件,让布置任务的人知道你已经看到邮件,并开始执行了。这里隐含传递的信息是可信赖。换位想想,如果你是任务下发人,一封邮件下去两三天都没个动静,那是一种什么感觉呢?不踏实吧,心里打鼓,这位是看到了还是没有看到啊?别影响了项目进度;

d)重要的邮件(特别是给大领导的邮件),发出前一定要从头到尾,读个两三遍,不要写完了就发出,捋顺一下句子,检查一下错别字。如果你阅读一封邮件,有2处以上的错别字,甚至是不通顺读不懂地方,那你获得的信息是什么呢?不重视、不可信。谁看到了这样的邮件都会有一种吃了苍蝇的感觉,往大了说,这点“小事”足够毁掉你的职业生涯了,因为没有人敢信任一个邮件都写不好(话都说不明白)的人;

e)需要回复附件的邮件,一定要给附件做好命名,让收件人一看就知道附件内容是什么,同时建议在后面加上你的名字,格式如:“***项目问题反馈总结-张小强”。这个习惯很重要,如果你是领导,看见一个一串数字或者字母的附件,鬼才知道这是什么?就算是当时知道,时间一长也都不记得了,事后想起来连搜索都找不到,这不是给领导增加麻烦吗?加名字是为了帮助收件人直截了当的知晓文件来源,在多人需要回复同一附件的场景下,也是区分邮件来源的途径(因为附件的主名很可能大家都一样)。加名字还有一个好处,就是附件有名字,收件人保存的时候不会出现文件互相覆盖的提醒,会给收件人带来很大的方便。方便了,感受就好了,感受好了,就会留下很好的印象,传递的信息是精明、能干(有些附件还要加时间,同理,格式建议为******-20140721);

f)多附件的邮件场景,最好用压缩软件打个包,这样邮件看起来会比较简洁,传递的信息是有条理。试想如果是你,一封邮件七八个散着的附件,你什么感受?是不是有些要抓狂呢?压缩前记得每个文件都要署名哈,多附件一样的命名格式看起来会非常舒服的,还是那话,舒服了,印象就好了(压缩包也要署名,原则一样,别忽略了);

g)必须使用通用软件可以打开的文件做附件。笔者就曾经收到过一个邮件反馈,所带的附件是一个开源的压缩软件所制作的包,常见的解压软件根本就打不开。在职场上效率是第一位的,没有人会认为你在支持开源拒绝盗版,反而会认为你隔路另类,信任感会骤减,其实不止是附件了,在职场中你用的所有软件都建议和团队保持一致,如大家都用offic2003,最好你不要用office2010,会带来很多不必要的麻烦,影响工作效率,也带来大家对你不要的看法,因为不是再与人方便,是在给人造成麻烦;

h)任务回复邮件语言要尽量量化。量化的意思说白了就是让人能够看得懂,举个例子吧,当老大邮件问你:***项目现在什么进展了?你邮件回复是这样的:挺好的,进展顺利,很快就可以提供演示了。咋一看好像挺好,但是老大的反映一定是:丫的,什么都没说啊,我知道什么叫进展顺利、什么叫很快。对这样的邮件,我建议的回复方式就是尽量量化,比如:***项目一直按照计划进行,现在研发编码工作已经完成80%了,再过3天可以完成版本开发,开始进入测试阶段,如无重大Bug,5天后可以提供一个基本功能的演示Demo。如果你是老大,看了这样的邮件是不是更加有掌控感?那这个汇报的人是不是也会被认为得力了很多呢?

上文我们又给出了几个进入职场可以参考的实用小建议,都是一些很容易操作的点,其背后隐藏了两个重要的原则:①了解全局再切入具体;②换位思考。这些原则是初入职场的我们需要特别关心和有意识培养的能力,与人方便就是与己方便,让同你合作的人舒服了,你成长的机会就多了。其实在工作岗位上还有很多需要注意的地方,按照上面的原则来统一处理,效果肯定会大有不同。

最后祝大家通过积极主动的准备和努力,平滑顺利的过渡,成为一个成熟的职场人,在心仪的岗位上大展宏图。

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