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工作流程优化提升职场竞争力

昝新
昝新  2016/09/18
阅读252

自从《小强升职记》以后,这种以提升职场通用技能为核心目标的“小说”越来越多,比如李治的《不懂项目管理还敢混职场》、比如小蚊子的《谁说菜鸟不会数据分析》等等,手头这本《流程优化那点事》也是如此,看似一本职场小伙戴森的男版“杜拉拉升职记”,其实这是一本管理实践教材,写的是企业流程实践过程中的各个环节上手操作。

自从《小强升职记》以后,这种以提升职场通用技能为核心目标的“小说”越来越多,比如李治的《不懂项目管理还敢混职场》、比如小蚊子的《谁说菜鸟不会数据分析》等等,手头这本《流程优化那点事》也是如此,看似一本职场小伙戴森的男版“杜拉拉升职记”,其实这是一本管理实践教材,写的是企业流程实践过程中的各个环节上手操作。这样风格的作品,或许可以更加容易吸引人上手阅读,以及实践应用呢!
流程和流程管理是什么
这本书主要写的就是流程管理,那么我们首先要清楚的是两个概念:
·什么是流程?
·什么是流程管理?
流程管理(process management),是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法,包括流程分析、流程定义与重定义、资源分配、时间安排、流程质量与效率测评、流程优化等多个环节。
这个看似很严谨的定义,却让人望而生畏,只有读完这本书以后我才对流程管理有了大体上比较清晰的认识。在我看来,所谓流程,特指在企业生产、销售等运作过程中的工作过程。,而所谓流程管理,就是把这个过程规范化和可视化的沉淀。流程管理的不是当做摆设或宣传文案那样的,而是重新梳理自己企业的各个生产和销售环节,检视自己薄弱地方,弥补短板,发挥优势,从而让自己的企业更加高效流程运转的过程。他可能是具体的某个小环节的优化,也可以是整个体系的改造。
这本书通过刚刚进入S公司的青年才俊戴森的视角,讲诉他进入公司以后遇到各种因企业流程不畅的相互扯皮现象,以及自己在上司支持下运用流程管理的思想逐一解决的故事。因为这是个小说故事为表,流程管理讲解为里的管理学书籍,所以内容相对比较案例化和理想化。读完这本书以后让我感觉我之前对流程管理的认知有所偏差。
我之前认为:
·一是流程管理是对工作过程的描述
·二是流程是工作过程的可视化。
这本书认为这是错误的,或者至少是肤浅的。通过这部书的故事,我了解到:企业的流程不是老板或上司硬性规定的条条框框,或者visio图表,而是真正通过流程的有效输出去创造价值,建立流程管理的思想实现企业整个流程的自发运转,进而在残酷的市场竞争中获得优势。说白了流程管理是一群人跑马拉松变成4*400米接力赛,只要做好交接,每个人都可以毫无保留的全力以赴的冲刺。
为什么海底捞你永远学不会?
有人认为流程管理其实是一件很简单、成本很低的事情,自己企业里不会的流程,只要是从网上搜一搜或到其他先进企业里学一学,复制粘贴一大堆,工作流程,规章制度之类的东西,然后照本宣科就可以了的。这之前有一本很不错的管理书书名叫《海底捞,你永远学不会》,不管是西方企业麦当劳,还是中餐海底捞,都是连锁店遍地,而其他的一些餐饮企业,虽然在自己的产品口味上,都有一些独特的优势,但大多都无法整合资源,形成像海底捞、麦当劳那样的,铺天盖地的连锁店。麦当劳的操作流程,或海底捞的经营方法,在员工手册上都写的清清楚楚明明白白,不是没有其他企业拿取照本宣科过,只是这种死板硬套的方式,很难真正内化到员工的思想观念里面,因此只是纸面上的流程,其内在没有学会,自然不能算真正的学会海底捞。
作者借主人公分享麦当劳的流程经验:
所以能开这么多家店每个店面的外表和操作流程都整齐划一,员工工作紧张有序,全部依赖他有一套标准的操作流程,员工应该如何迎宾?如何安排宾客就做?每个汉堡的烤制程序、时间等都规定得非常清晰,这些都写在了员工的操作指导书里,在上岗前,每个员工都有这份指导书,公司要求每个人都要熟记操作步骤,在短时间演练。更多的,要在实际工作当中加以熟悉。出现偏差时,要及时求证,经过一段时间以后,员工就可以熟练操作了,关键不是操作指导书,而是让这些纸质的操作指导书内化成他们工作记忆的一部分,并固化为个人工作的习惯,这样工作就可以高效精准。
这种流程管理的具体步骤是:
·梳理岗位职责,确保员工理解工作目的和方法。
·理清工作程序,把工作程序和每个人的职责结合起来。
·跨岗位组织研讨,明确详尽步骤。
·整理发布岗位说明,监督实施,及时纠正。
如果真正的理解这些,并完全按照这种具体步骤进行自己的岗位研究实施,那么,海底捞你绝对可以学得会。
企业再造看改革
本书中有段文字很有意思,大意是企业的报销制度问题,因为讲究“一支笔”签字报销的规定,所以,即便是购买一支笔,也必须层层报批到总经理那里签字才能报销。对于具体经办人来说,这样的报销手段令人叫苦不迭,也难以适应商场竞争的需要。而对于一把手来说,用一支笔去签这样的字也使得自己变得廉价,被这些琐事所拖累,反而没有时间和精力去把握方向上的事情。因此作者借主人公的口提出观点:
权力不在大小,而在于明确。
这一点我们这个行当的人们应该最深有体会,2014年中央十八届四中全会对于司法领域的改革提出的一句口号是
"让审理者裁判、由裁判者负责。"
其实比书中这句“权力不在大小而在于明确”更进一步,因为权力明确的目的就是责任清晰。我们的改革从一开始就是逐步放权,逐步明确权力和责任的。先是政企分开,然后党政分开,后来提出建立以产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学为条件的现代企业制度。历史和现实反复告诫我们:当权力责任都模糊的时候,很容易发生滥用。因此,当下的改革让我们再次看到此类希望。
企业流程管理到个人管理
老子在道德经里说过治大国若烹小鲜,在这本书中,主人公拿主妇炒菜举例子来讲解企业流程管理,想张罗一桌令人羡慕眼馋的好饭,从了解客人的口味、人数、饮食禁忌,然后根据客人情况和成本预算制定菜单,前往市场进行采购,再到厨房里大显身手,最后把美味的饭菜端上桌。这个流程和企业的管理大同小异。这让我反过来想到了另一个问题--我们能不能通过这本企业的流程管理书,去吸取一些个人流程管理的相关资讯呢?
我认为是可以的。个人的管理和企业流程管理有相似的地方,在发现,自己的个人管理出现了拖延等问题的时候,我们可以借鉴一些高手或成功人士的方法论,来实现自己的流程优化。本书对于优化流程,有一个“七步成诗”的规范步骤,我认为可以转化到我们的个人流程管理中来:
·第一步,思想发动,诊断调研。是真正的发现自己当下的问题,找到自己想要解决问题的目标是什么?
·第二步,流程分析,关键识别。归纳自己当下流程工作底稿,分辨出哪些是关键步骤,哪些是有问题的流程,进行讨论分析,列出清单。
·第三步,关键流程描述。把关键的流程和问题显性化,形成书面的描述,
·第四步,流程优化研讨。把自己当前运转不畅的环节和遇到的问题,用头脑风暴的方式思考出优化解决的方案。
·第五步,建立流程管理体系。在之前的基础上形成一个可以流程化了的个人体系方法论。
·第六步,流程运行试点调整。积极地参与实践,有了问题及时改进,
·第七步,坚持推行养成习惯。不断的进行反馈,形成PDCA循环,把个人管理融入自己的血脉,真正成为自己的CEO。
书中还有一个“三化理论”,和个人成长管理导师易仁永澄一再强调的“先抄后超”有异曲同工之妙。那就是面对一个先进的管理方式或理念,如果真正想要在企业中落地生根,必须经过“三化”过程。即先僵化套用,再固化学习,最后优化改良。如果一开始拿过来就这也不适合我们,那也与我们有冲突,那么我们永远不能接受这个新鲜事物。同样,如果这个东西僵化套用以后,一点儿不去思考内在原理,不去优化改良,你抄袭别人的,又凭什么能超过别人呢?
这其实是我阅读这本书的根本目的。

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