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帮助你大大提升工作效率的6个小习惯

Rose
Rose  2016/06/12
阅读385

初入职场,往往要经历一段工作的“混乱期”。许多人会有这样的困惑:工作量大,还有那么多琐碎的行政事务怎么做得完?

    初入职场,往往要经历一段工作的“混乱期”。许多人会有这样的困惑:工作量大,还有那么多琐碎的行政事务怎么做得完?每当接到一个工作任务,不知从何下手?不知如何做职场中的时间管理?其实,养成了以下好习惯就能大大提高工作效率。
    1.一份流程指引减少行政事务“纠缠”
    作为新人,初期不可避免需要承接许多事务性工作。这些工作琐碎,每天耗时长,较难沉淀工作价值。起初,我每天疲于应对这些事务性工作,占据了大量时间精力,工作成就感极低。后来发现了一个小技巧,这些事务性工作大多是重复性的有规律的。虽然在公司层面也有流程指引,但细分到部门还是有所区别,那么我为何不将工作流程指引梳理出来呢?这个决定很明智,我花了一个小时将手上的行政事务性工作进行分类,将工作流程指引梳理出来。这样的好处是以后遇到同样的事情,或者其他人咨询这类事情,只要看我的流程指引就能一目了然,大大节省了时间。
    2.一份通讯录让你找对人,事半功倍
    企业越大、沟通成本越高,这是大企业的通病:有时接到一项工作任务,要打2-3个电话,几经周折才能问到对的人。
    随着工作模块增多,工作涉及的部门增多,对外供应商接洽,对内各类事项需要大量沟通。通过对工作的阶段性分析发现,沟通耗费了大量时间,影响工作效率。所以,我用思维导图制作了一张常用的通讯录,以部门、具体负责的工作事项为一级主题,以联系方式为子主题。贴在办公桌面,定期更新。这份通讯录与公司总通讯录的区别在于,它聚焦个人的工作内容,简洁明了。事实证明这张思维导图很有效。每当同事或上司询问我xx事情要找谁的时候,我都能快速准确地告知他们。后来,这张通讯录在组内共享使用。
    3.开展工作的逻辑比马上行动更重要
    在职场中,总有一类人:不经过思考,别人让他做什么就做什么,别人一说要做什么工作,想都不想马上去做,尤其是工作一忙碌起来更是没了分寸。 这样的后果是要不工作方向错了做无用功,要不就是对全盘没有全面的考虑进展不下去,更有甚者,经常做一下问一下上司,做一下又问一下上司。
    一开始我也做得不好,后来渐渐形成了自己开展工作的一套逻辑:每当接到一项工作,我一定会先了解项目的背景或拿到方案先看一遍方案(如果事情太小则不需要)。
    然后,弄清楚why:为什么要做这项工作。要与上司确认预期要达到的目标,这一点说起来容易做起来并不容易。它直接决定你的工作方向对不对。
    what:基于这个目标,我会看看需要做哪些工作,哪些是优先做的,哪些没有那么紧急的,哪些是直接对目标的实现起到关键作用的。
    who:每一项工作我需要找到谁来做,寻找对的责任人很重要。这时,我会结合自己的通讯录,请教其他同事,快速找到对的人。
    when:每一项工作时间节点是什么,这个时间节点要明确告知你要沟通的这个who,而不是你一个人知道就算了。
    where:不仅仅是指地点,还可以问问自己做这项工作在什么地方执行更合适?
    how:我要怎样开展这些工作才能达成目标?我要怎样做才能让其他责任人优先处理我的工作?如果上司或上司的上司来开展这项工作,他们会怎么做?
    5W1H看似简单,却有许多人在实际的工作场景中做不到,或者用不好。而就是这一个简单的逻辑结构,让我的工作更有成效。
    4.不要低估了工作计划和总结的作用
    有人一听工作计划和总结就觉得厌烦,觉得写了对工作没有起到作用。其实,它有没有用,关键是在于你怎么去用它。如果你是被迫写,只是为了交差完成工作任务,你会觉得它很占用的时间。
    并没有人让我一定要写计划和总结,然而这个小小的习惯让我的全局思维越来越强,让我的工作更有成就感。例如,每当接到一个项目,写完方案之后,我做的第一件事情就是把整个项目后续的推进计划做出来,好处是当上司当别人询问我接下来的安排时,我已经提前了很多个八拍。有了这份计划,不管到了项目的哪个阶段,我都能清楚自己要做什么。
    又如,如果是进行到项目某个环节,我会做一张简洁的思维导图,把这个环节所有筹备工作事项列出来,每完成一项就打勾删除,没有完成的继续推进。另外,我每周一早上会根据项目整体计划,花半小时时间制定本周工作计划。每周五下班之前花15分钟做本周总结。一个月下来,这张导图就会形成一份月度周计划和周总结。接下来,我会做一个动作,将它邮件发给我的上司,让她了解我的工作状态,创造她指导我的机会,增进与她的沟通。
    不要认为上司不找你,你就不找她。主动沟通工作,会让你获益匪浅。而要做到有效地与上司沟通,前提是你对自己的工作十分清楚,计划和总结显得尤为重要。
    5.懂得抬头“探路”而不只是低头做事
    通常说职场中的时间管理,大家自然而然会想到四象限法和番茄工作法。然而有许多小习惯也能帮助我们进行时间管理。
    例如多留意身边的老同事是如何开展工作的,如何沟通,如何处理各类棘手问题的。多向他们请教交流,你会打开思路,找到更快速更有效的方法。有人也许会问,平时工作中不好意思打断别人,不知怎么请教别人才合适,怎么办?其实,有许多机会可以把握。例如中午吃饭时间,多和同事一起吃饭,放松闲聊的时间会让你有意想不到的收获。平时在办公室还可以多了解别人负责什么工作,多从他们的工作中吸取经验。大胆请教别人,会让对方有成就感,同时可以让我们少走弯路,提高效率。
    6
    6.你不可忽视的电脑桌面
    作为职场人士,可以说电脑就是你最重要的办公硬件。有人一打开电脑桌面令人浑身“鸡皮疙瘩”,密密麻麻的文件,令人眼花缭乱(如果你不幸躺枪还请原谅)。
    以前,我的桌面虽然不至于密密麻麻的文件,但也经常遇到要什么文件都找不到的情况。现在,我安装了一个好用的软件工具叫“搜狗壁纸”,它不仅可以定期更换电脑壁纸,换一种心情,而且可以快速帮你“收拾”桌面。
    现在我的电脑桌面一目了然,左手边有三个文件筐:一个是常用的办公软件,主要是office,思维导图,我的电脑等快捷键。第二个是本周正在处理的文件,每处理完一个就移动至E盘中相应的文件夹。第三个是通讯录文件夹,重点工作的文件资料夹,也就是每天工作中使用频率最高的文件。桌面右手边会有一个电子日历,可以添加会议日程,待办事项,起到备忘和提醒的作用。每天看到这样的电脑桌面,心情好,工作效率也更高。
    工作中的好习惯,并非有谁天生就有。而是做一个有心人,时常反思和优化自己的工作,在不断探索中养成好习惯。那么,提高工作效率就是水到渠成的事!以上6个小习惯都是我对实践经验的总结,你也不妨挑几个试试,也许会有意想不到的收获哦!

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